GDPR sier at en ikke skal oppbevare persondata som om en ikke kan synliggjøre et behov for.
Det har vært praksis fra før GDPR regelverket ble innført at en advarsel ble lagret så lenge en er ansatt, sier Per Steinar. På Insight står det at: Hvis den skriftlige advarselen for eksempel er knyttet til en hendelse som er en engangsforeteelse av mindre alvorlig karakter, kan du be om sletting av advarselen etter fem år, og en vurdering vil bli gjort av forespørselen din. Vi spurte bedriften om det var i tråd med GDPR regelverket at den ansatte må be om sletting, og om Equinor har rutiner for sletting av persondata de ikke kan synliggjøre at de har behov for, fortetter Per Steinar.
Equinor har svart at de vil legge om EPA (elektronisk personal arkiv), slik at sletting av advarsler vil skje automatisk etter minstelagringstid i EPA på hhv 3 år (muntlige) og 5 år (skriftlige) samt som utgangspunkt et maksimum lagringstid på hhv 5 år (muntlige) og 10 år (skriftlige). Og at den ansatte i perioden mellom minstetid og maks tid vil kunne be arbeidsgiver om en konkret vurdering av sletting av advarselen.
Så beskjeden fra Equinor er at lagring av advarsler til ansettelsesforholdet opphører avvikles. I fremtiden vil advarslene bli slettet på nærmere angitt tidspunkt i tråd med GDPR.
Industri Energi Equinor ser på dette som at vårt krav er innfridd, og at våre medlemmer slipper å ha en advarsel «hengende ved seg» etter at lagringstiden er passert, sier Per Steinar som er godt fornøyd med resultatet.